Gestire le prenotazioni online, i preventivi e l'esperienza digitale degli ospiti può sembrare un labirinto. La buona notizia? La Extranet 2.0 (Smart Booking Manager) di Passepartout Welcome ha tutto ciò che serve in un'unica piattaforma.
Abbiamo raccolto le 10 domande più frequenti (FAQ) per aiutarvi a sfruttare al massimo questo strumento. Salva il post! 👇
1. Come accedo alla Extranet 2.0 e chi può farlo? Puoi accedere alla Extranet SBM tramite il menù del gestionale (alla voce "Web Booking" o "Amministrazione web") oppure tramite il link dedicato inserendo le tue credenziali. L'accesso è consentito solo agli utenti per i quali è stato abilitato il flag "Utilizza questo utente per le operazioni web" nel PMS.
2. Posso modificare velocemente i prezzi o chiudere le vendite su più date contemporaneamente? Sì, utilizzando la funzione "Modifica Blocchi" all'interno del Planning. Questa funzione ti permette di apportare modifiche simultaneamente su più date, risorse e tariffe, modificando prezzi, durata minima/massima del soggiorno, e aprendo o chiudendo le vendite senza dover agire sulle singole celle.
3. Se modifico un prezzo o una disponibilità, si aggiorna in automatico sui portali? Se è presente un'attività automatica di pubblicazione, questa verrà avviata automaticamente e i dati verranno aggiornati. Se non è configurata un'attività automatica, i dati resteranno in stato "modificato da pubblicare" e dovrai procedere con la pubblicazione manuale tramite il bottone "Pubblica".
4. Come posso gestire in modo efficace le richieste di preventivo ricevute dal sito? Da una richiesta ricevuta puoi generare un preventivo manualmente oppure impostare un automatismo per crearlo in automatico. Puoi stabilire una data di scadenza per il preventivo e il cliente potrà visualizzarlo in un'area a lui dedicata chiamata "MyPage".
5. È possibile richiedere il pagamento di una caparra direttamente dal preventivo inviato? Assolutamente sì. Utilizzando la funzione "Richiedi pagamento della caparra", il cliente riceverà un'email e visualizzerà il preventivo su MyPage in stato "In attesa di Pagamento". Nel frattempo, il preventivo in Extranet passerà nello stato "Att Caparra" fino alla conferma.
6. Cosa può fare l'ospite in autonomia tramite l'area "MySelf 2.0"? Una volta effettuato l'accesso alla sua area riservata MySelf, il cliente può: eseguire il check-in online, scegliere i piatti del menù del ristorante, ordinare tramite Room Service, selezionare servizi aggiuntivi, effettuare pagamenti richiesti e lasciare recensioni.
7. Il sistema può inviare comunicazioni automatiche ai clienti prima dell'arrivo o dopo la partenza? Sì, la sezione "Automatismi" permette di configurare azioni automatiche per l'invio di email (o SMS) al verificarsi di specifiche condizioni. Ad esempio, puoi inviare un promemoria un tot di giorni prima dell'arrivo, oppure un'email di ringraziamento o un sondaggio post-stay qualche giorno dopo la partenza.
8. Posso vendere servizi extra o proporre camere superiori direttamente online (Upselling)? Sì, puoi configurare strategie di UpSelling (es. proporre una camera di categoria superiore con un sovrapprezzo) e Cross Selling (es. vendere l'ingresso alla SPA o una cena). Queste offerte verranno mostrate al cliente direttamente nella maschera di Self Check-in o nell'area MySelf.
9. Come posso ridurre il rischio di overbooking se mi rimane un'ultima camera disponibile? Puoi ridurre il rischio applicando una "Variazione Disponibilità -1" nel Planning del PMS, in modo da mettere in vendita una camera in meno su tutti i portali. In alternativa, nel caso di una sola risorsa rimasta, è consigliabile mantenere le vendite aperte su un solo portale e chiudere tutti gli altri.
10. Posso personalizzare i colori e l'aspetto del mio Booking Engine e della pagina del Self Check-in? Sì, tramite la sezione "Stile css" puoi inserire un foglio di stile per modificare il layout e i colori del Booking Engine, del MyPage, del Self Check-in e del MySelf. Inoltre, nei "Dati anagrafici" del portale, puoi inserire il logo della struttura e altre immagini identificative.
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