Se gestisci una struttura ricettiva, sai che la routine è piena di compiti ripetitivi ma cruciali: inviare le schedine, notificare gli ospiti prima dell'arrivo, o semplicemente assicurarti che i sistemi Web Booking siano allineati.
Il tuo Passepartout Welcome Smart Cloud non ti chiede di fare tutto manualmente. Anzi, ti offre una sezione dedicata alle Attività Automatiche e, se hai la licenza, potenti strumenti di Intelligenza Artificiale (AI).
Ecco come passare dalla gestione manuale all'Ospitalità 4.0, liberando tempo per i tuoi ospiti.
1. La Centrale Operativa: Attività Automatiche
Le attività automatiche sono processi che puoi programmare per eseguire operazioni sulle prenotazioni o sul Web Booking a intervalli regolari. In pratica, il software lavora per te in background, anche quando l'azienda non è operativa.
Concentrati su queste tre automazioni essenziali:
A. Gestione Schedine PS e Istat: L'Obbligo Automatico
Dimentica l'ansia delle scadenze e degli orari di invio. Puoi programmare l'attività automatica "Controllo Schedine PS" per schedulare l'invio dei dati (a Questura e Istat) una o più volte al giorno.
- Configurazione Veloce: Dalla sezione Attività Automatiche, imposta il tuo intervallo di tempo preferito (Time in minuti) o specifica gli orari esatti di invio nel campo "Orari di invio".
- Massima Flessibilità: Se gestisci più Ubicazioni Istat, puoi lasciare il campo "Ubicazione Istat" vuoto per abilitare l'attività automatica per tutte le sedi.
B. La Comunicazione con l'Ospite: Email a Regola d'Arte
Le email pre-arrivo e post-soggiorno migliorano l'esperienza del cliente. Puoi programmare in modo automatico:
- "Invio email prima del check-in": Per inviare promemoria o link per il Self Check-in.
- "Invio email dopo il check-out": Perfetta per inviare sondaggi o messaggi di ringraziamento.
Attenzione: Affinché queste comunicazioni partano correttamente, l'anagrafica cliente deve avere i campi Email e Lingua compilati.
C. Sincronizzazione Web: Mai Più Overbooking da Allineamento
L'attività "Pubblicazioni Web" assicura che il tuo Web Booking sia sempre aggiornato. Puoi scegliere esattamente quali dati sincronizzare:
- Solo Fascia/Prezzi.
- Solo Disponibili Hotel.
- Oppure l'opzione completa "Sincronizza Disponibili e Fascia/Prezzi e pubblica".
2. I Super-Poteri dell'AI per le Previsioni e l'Assistenza
Se il tuo sistema è abilitato al modulo Intelligenza Artificiale (AI), puoi sbloccare funzionalità che vanno oltre l'automazione, offrendoti analisi predittive e supporto istantaneo.
A. Planning Forecast: Guarda nel Futuro delle Prenotazioni
Con l'AI attiva, nel "Planning Forecast" compare il pulsante "Analizza Dati". Questo strumento analizza il tuo storico per fornirti:
- Previsione per le prenotazioni future.
- Prospetti riassuntivi su prenotazioni e cancellazioni.
- Indicazioni sui ricavi, ADR e RevPar sulla quota alloggio.
È un must-have per prendere decisioni strategiche su tariffe e restrizioni.
B. Chatbot di Assistenza: Risposte Istantanee
Per te e per i tuoi ospiti, l'AI è anche sinonimo di assistenza rapida. Se attivi il flag sulla configurazione utente, l'icona della chat (chatbot di assistenza) diventa disponibile sulla barra in alto.
Questo significa: supporto immediato per le tue operazioni e un punto di contatto in più per i tuoi clienti.
Pronto per Sbloccare la Tua Produttività? Contatta subito il tuo partner Passepartout per configurare le attività automatiche e scoprire se la tua licenza include il modulo Intelligenza Artificiale (AI) di Welcome Smart Cloud!